Machen Sie Schluss mit Ordnerbergen und unauffindbaren Bauakten. Wir scannen Ihre Akten, Werkverträge, SIA-Abnahmeprotokolle und Bautagebücher in hoher Auflösung und machen sie mit Texterkennung volltextdurchsuchbar.
Unser Scanservice arbeitet in Glattbrugg bei Zürich. Sie bringen die Ordner vorbei oder schicken sie per Post, die fertigen PDF-Dateien erhalten Sie per Download oder E-Mail, meist innerhalb von 24 bis 48 Stunden.
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Umfang der Leistung
Dokumente digitalisieren lassen heisst bei uns: Sie geben Ordner ab und bekommen ein durchsuchbares Archiv zurück. Wir übernehmen die Digitalisierung Ihrer Ordner, Verträge und Bauakten von der Vorbereitung über das Scannen bis zur strukturierten, durchsuchbaren Archivierung. So wird Ihr Aktenwissen digital verfügbar, und im Büro entsteht Platz für das Wesentliche.
- Digitalisierung aller Formate bis A3 (Ordner, Akten, Verträge und Belege)
- Hochauflösende Scans in Farbe, Graustufen oder S/W
- Volltext-OCR für die einfache Schlagwortsuche
- Digitale Indizierung nach Ihren Dateinamen-Konventionen
- Übergabe als PDF, PDF/A, TIFF oder nach Ihren Anforderungen
- DSGVO-konforme Verarbeitung Ihrer vertraulichen Dokumente
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Was wir scannen
Unser Schwerpunkt liegt auf Unterlagen aus Bau und Immobilien, wir scannen aber alle Dokumente bis A3. Typische Aufträge von Architekturbüros, Bauunternehmen, Verwaltungen und Eigentümern aus dem Kanton Zürich und der ganzen Schweiz sind:
- Bauakten und ganze Projektordner
- Werkverträge und andere Verträge
- SIA-Abnahmeprotokolle
- Bautagebücher
- Belege und Korrespondenz aus dem Archiv
- Pläne über A3: siehe Pläne scannen (bis 1,30 m Breite)
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Ihre Vorteile bei uns
01. Digitale Souveränität
Sie finden statt zu suchen. Durch die OCR-Texterkennung sind Ihre Dokumente innerhalb von Sekunden über Schlagworte durchsuchbar: ein Firmenname, eine Objektadresse oder ein Datum im Bautagebuch genügen.
02. Platzgewinn und Ordnung
Befreien Sie sich von vollen Archivregalen. Wir führen Ihre analogen Bestände in ein digitales Archiv über, das keinen physischen Platz beansprucht und in dem jede Akte dort liegt, wo Sie sie erwarten.
03. Höchste Diskretion
Ihre Unterlagen sind bei uns in sicheren Händen. Wir garantieren einen vertraulichen Umgang mit Ihren Daten während des gesamten Digitalisierungsprozesses und verarbeiten Ihre Dokumente DSGVO-konform.
04. Revisionssichere Standards
Wir arbeiten nach strengen Qualitätsrichtlinien. Auf Wunsch erhalten Sie Ihre Akten als PDF/A, einem langzeitarchivierbaren Format, das Ihre Compliance-Anforderungen erfüllt.
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Durchsuchbar und benannt
Volltext-Texterkennung
Jede gescannte Seite durchläuft eine OCR-Texterkennung. Das Ergebnis ist ein PDF, in dem Sie jeden Begriff suchen, markieren und kopieren können, und zwar nicht nur in einer Datei, sondern über das ganze Archiv. Wer eine bestimmte Mängelrüge oder eine Position im Werkvertrag sucht, findet sie, ohne zu blättern.
Indizierung nach Ihrer Ablage
Wir benennen die Dateien nach Ihren Dateinamen-Konventionen, zum Beispiel nach Projektnummer, Objekt und Dokumentart. Ordnerregister können als eigene Dateien oder als Abschnitte in einem PDF abgebildet werden, je nachdem, wie Sie später damit arbeiten.
Dateiformate
Standard ist ein hochauflösendes PDF mit Textebene. Für die Langzeitarchivierung liefern wir PDF/A, auf Wunsch auch TIFF oder ein anderes Format nach Ihren Anforderungen. Farbe, Graustufen oder Schwarzweiss legen Sie pro Auftrag fest.
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So funktioniert es
Schritt 1: Bestellschein ausfüllen
Laden Sie unseren Bestellschein herunter und füllen Sie die Details zu Ihren Ordnern aus: Anzahl, Farbe oder Graustufen, gewünschtes Format und Benennung.
Schritt 2: Akten übergeben
Senden Sie uns die Unterlagen per Post oder bringen Sie sie direkt in Glattbrugg vorbei. Legen Sie den Bestellschein einfach bei.
Schritt 3: Scan und Archivierung
Wir scannen Ihre Akten in hoher Auflösung, erkennen den Text und benennen die Dateien. Sie erhalten die fertigen, strukturierten PDF-Dateien per Download oder E-Mail, meist innerhalb von 24 bis 48 Stunden.
Versand an:
LOY
Flughofstrasse 58
8152 Glattbrugg
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Ablage im Projekt
Digitalisierte Akten direkt in Ihrem Projekt ablegen
Auf Wunsch legen wir die gescannten Dokumente direkt in Ihrem Projekt auf der LOY Bauprojektplattform ab. Dort liegen Verträge, Protokolle und Bautagebücher neben den Plänen: versioniert, verschlagwortet und für alle Beteiligten auffindbar.
Haben Sie auch Pläne über A3? Grossformate bis 1,30 m Breite scannen wir unter Pläne scannen. Wie Papier, PDF, DWG und IFC zusammenhängen, zeigt die Übersicht Pläne digitalisieren.
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Häufige Fragen
Wie lange dauert die Digitalisierung meiner Unterlagen?
Aufträge verarbeiten wir meist innerhalb von 24 bis 48 Stunden. Für sehr umfangreiche Archive mit vielen Ordnern stimmen wir den Zeitplan vorab mit Ihnen ab.
Welche Dokumente können Sie scannen?
Alle Formate bis A3: Ordner, Akten, Verträge, Protokolle, Bautagebücher und Belege, in Farbe, Graustufen oder Schwarzweiss. Grössere Vorlagen wie Baupläne scannen wir bis 1,30 m Breite unter Pläne scannen.
Ist eine Abholung oder direkte Abgabe vor Ort möglich?
Sie können Ihre Ordner direkt bei uns in Glattbrugg bei Zürich abgeben und wieder abholen. Alternativ nutzen Sie den Postweg an LOY, Flughofstrasse 58, 8152 Glattbrugg. Eine Abholung bei Ihnen vor Ort besprechen wir auf Anfrage.
In welchem Dateiformat erhalte ich meine gescannten Akten?
Standardmässig liefern wir hochauflösende, volltextdurchsuchbare PDFs, auf Wunsch als langzeitarchivierbares PDF/A. TIFF oder andere Formate nach Ihren Anforderungen sind ebenfalls möglich.
Sind die gescannten Dokumente wirklich durchsuchbar?
Ja. Jede Seite durchläuft eine Volltext-OCR. Sie suchen danach wie in einem Textdokument nach Namen, Adressen, Beträgen oder Daten, in einer Datei oder über das ganze Archiv.
Wie gehen Sie mit vertraulichen Unterlagen um?
Wir garantieren einen vertraulichen Umgang mit Ihren Daten während des gesamten Prozesses und verarbeiten Ihre Dokumente DSGVO-konform. Was mit den Papierunterlagen nach dem Scannen geschehen soll, besprechen wir mit Ihnen.
Was kostet das Scannen von Akten?
Der Preis richtet sich nach Anzahl der Ordner und Seiten sowie der gewünschten Aufbereitung (Farbe, OCR, Benennung). Nennen Sie uns den Umfang über den Bestellschein oder das Kontaktformular, und wir sagen Ihnen den Preis vorab.
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Jetzt starten
Haben Sie Ihre Ordner griffbereit? Laden Sie den Bestellschein herunter oder nehmen Sie direkt Kontakt mit uns auf. Wir beraten Sie persönlich, telefonisch unter +41 58 517 44 20 oder per E-Mail an info@loy.ch.